Industri X

Arbetet sköttes till stor del manuellt i Excel och Word, vilket medförde hög arbetsbelastning, svag spårbarhet och låg transparens gentemot ledning och styrelse. Det fanns en uttalad ambition att effektivisera arbetet – men inget hände.

Utmaningar

Trots flera försök att initiera ett verktygsstöd hände inget konkret. Orsakerna var flera:

• Otydligt ägarskap: Var det compliance, IT eller CFO som skulle driva frågan? Ingen tog helhetsansvar och därför föll frågan mellan stolarna.

• Bristfällig förståelse: Compliance visste inte vilka verktyg som fanns på marknaden eller vad de kunde användas till. IT saknade tillräcklig kunskap kring olika verktygens ändamål samt bristfällig förståelse för vilka verksamhetsbehov som skulle kunna tillgodoses genom verktygen.

• Tekniktung dialog: Återförsäljare och leverantörer fokuserade på funktioner, licenser och teknisk arkitektur inte på verksamhetens behov eller de processer, regelverk och kontrollramverk som verktyget skulle stötta.

• Känsla av att inte bli lyssnad på: När compliance ställde frågor om användning, kontroller eller rapportering blev svaren tekniska eller uteblev helt.

• Förtroendet minskade: Efter flera misslyckade workshops och informationsmöten som inte ledde till något, tappade tilltänkta användare (compliancefunktionen) suget och kände: "det är enklare att fortsätta i Excel".

Vändpunkten

När vi kopplades in som oberoende rådgivare, började vi med att skapa gemensam förståelse mellan kontrollfunktionerna och IT.

Vårt arbete

• Genomförde en behovsanalys med fokus på kontrollfunktionernas processer, kontrollramverk och gällande regler

• Identifierade roller, ansvar och gränssnitt

• Kartlade vilka delar av Microsofts plattform som kunde stödja behoven samt utvärderade olika verktyg utifrån nytta (effektivitet och kvalitet) med kostnad (nedlagd tid och pengar för implementering).

• Gav compliancefunktionen mandat att äga verktygsstödet med IT som teknisk förvaltare vilket var en lösning som var bäst lämpad i denna organisation.

Det var första gången någon faktiskt satte sig in i hur vi arbetar, inte bara i vad systemet kan göra. Det gjorde hela skillnaden

Resultat

• Beslut om införande av Microsoft Compliance Manager och Power Platform som stöd för kontrolluppföljning

• Roller och ansvar fastställdes – compliance äger innehåll och uppföljning, IT ansvarar för drift och support

• Dialogen med tekniska leverantörer professionaliserades – med verksamheten som kravställare

• Förtroendet för digitala verktyg återupprättades internt.

‍