Finans X

Systemet konfigurerades av IT i dialog med extern teknisk partner. Syftet var att ge compliance-funktionen bättre överblick över regulatoriska krav, kontroller och åtgärder.

Identifierade utmaningar

‍Trots att systemet tekniskt sett var på plats, upplevde compliancefunktionen att det inte gick att använda i praktiken:

• Verksamhetsbehoven hade inte analyserats innan implementation
• Inga roller eller ansvar var definierade för användning och uppföljning
• Compliance visste inte vilka funktioner som fanns eller hur de skulle användas
• Rapportering skedde fortfarande i Excel och PowerPoint
• IT ägde systemet men hade inte insyn i verksamhetsprocesserna

Resultat

‍Systemet blev liggande. Compliance återgick till manuell hantering och dubbelarbete uppstod. Förtroendet för lösningen minskade internt, samtidigt som externa krav på regelefterlevnad ökade.

Vad vi gjorde

Vi blev kontaktade av CFO med målet att återstarta arbetet och skapa ny förankring. Uppdraget utformades kring de specifika omständigheter och behov som organisationen hade vid tidpunkten

Vårt uppdrag

• Workshop med compliance, CFO och IT för att återkoppla till syftet
• Kartläggning av behov, processer och befintlig hantering
• Identifiering av gap mellan konfiguration och faktisk användning
• Omdefiniering av roller och ansvar kring systemet
• Utbildning för compliance och kontrollfunktioner i verktyget

Skillnaden var att någon äntligen översatte tekniken till våra behov. Nu fungerar systemet som ett stöd, inte ett hinder.

Effekterna

• Compliance Manager konfigurerades om för att matcha faktiska arbetssätt

• Compliancefunktionen tog ägarskap över innehåll och uppföljning

• Rapporter till ledning och styrelse kunde genereras direkt från systemet

• Excel-beroendet minskade med 80 %

• Ny styrgrupp etablerades för att följa upp och vidareutveckla verktygsstödet

‍